Datenschutz Online-Veranstaltungen

Informationspflichten nach DSGVO für Online-Veranstaltungen über Microsoft Teams

1.    Verarbeitungsspezifische Informationen
Verantwortlich ist die ATRON electronic GmbH, die zu einer Online-Veranstaltung via ,,Microsoft Teams‘‘ einlädt.

Details zu den datenschutzrechtlichen Informationen von Microsoft finden Sie hier: https://www.microsoft.com/de-de/privacy/privacystatement

2.    Kategorien der betroffenen Personen
Teilnehmer der Online-Veranstaltung via ,, Microsoft Teams‘‘ z.B. Mitarbeiter des Verantwortlichen, Kunden, Interessenten

3.    Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden
Durch die Nutzung der Online-Veranstaltung über Microsoft Teams werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei davon ab, welche Daten Sie vor bzw. während der Teilnahme an unserer Online-Veranstaltung bekanntgeben.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
-    Personenstammdaten (Vorname, Nachname, Mail-Adresse)
-    Kommunikationsdaten (z.B. Aktivitäten im Chat, Wortmeldungen bei Diskussionen, Fragerunden)
-    Digitale Zugangs- und Systemprotokolldaten

Weitere Informationen zu den Datenkategorien erhalten Sie auf Anforderung.

4.    Herkunft der personenbezogenen Daten:
Die personenbezogenen Daten werden vom Nutzer selbst aktiv übermittelt bzw. hochgeladen sowie von den verwendeten Geräten/Systemen passiv erfasst oder bei der Verwendung des Systems generiert (z.B. Logfiles).

5.    Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt zum Zweck:
-    Die personenbezogenen Daten werden zur Durchführung der Online-Veranstaltung via ,,Microsoft Teams‘‘ verarbeitet. Hiervon umfasst ist auch das Registrierungsmanagement und die Einladung zu der Online-Veranstaltung.
-    Sofern eine Aufzeichnung der Online-Veranstaltung durch den Organisator erfolgt, werden personenbezogene Daten (insbesondere Kommunikationsdaten) zu Zwecken des Abrufs und ggfs. weiteren Verarbeitungen bereitgehalten (z.B. Veröffentlichung zu Schulungszwecken, Informationszwecken). Die Anfertigung von Teilnehmerfotos & Chatverläufen sind nicht Teil einer Aufzeichnung und Veröffentlichung.
-    Personenbezogene Daten werden zur Optimierung des Betriebs sowie zur Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Geschäftsbetriebs verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Verbesserung der Kommunikation und der Bereitstellung (Informationsaustausch) von Dienstleistungen.
-    Wir verarbeiten die Anmeldedaten und Informationen zur Anwesenheit, um im Anschluss an die Online-Veranstaltung allen Teilnehmern einen Link zu der Aufzeichnung bereitstellen zu können. Die Aufzeichnung kann auch weiteren an diesem Thema interessierten Personen gezeigt und zur Verfügung gestellt werden.

6.    Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung der oben genannten Zwecke:
-    Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) für freiwillige übermittelte Daten im Rahmen einer Online-Veranstaltung, soweit Sie Ihre Daten im rahmen der Online-Veranstaltung freiwillig übermittelt haben (Name, Chatfunktion etc.) oder wenn einer Aufzeichnung der Online-Veranstaltung zugestimmt wurde.
-    Art. 6 Abs. 1 lit. F DSGVO (berechtigtes Interesse). Das berechtigte Interesse des für die Verarbeitung Verantwortlichen liegt darin begründet, firmenbezogene Online-Veranstaltungen, Informationsveranstaltungen etc. durchführen zu können, für die ein persönliches Erscheinen nicht erforderlich ist. Der Verantwortliche hat darüber hinaus ein berechtigtes Interesse, die IT-Sicherheit zu gewährleisten und etwaigen Missbrauch zu identifizieren und zu ahnden.

7.    Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten:
-    Aufzeichnungen im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Veranstaltungen werden den Teilnehmern mit Hilfe der ATRON electronic GmbH zur Verfügung stehenden digitalen Systemen zugänglich gemacht.
-    Im Rahmen der Online-Veranstaltung können personenbezogene Daten im Kreis der Teilnehmenden der Online-Veranstaltung bekannt werden. Wenn die betroffene Person ihre Kamera und/oder das Mikrofon aktiviert hat, erfolgt eine Datenübertragung an alle anderen Teilnehmer.
-    Als Service Provider erhält Microsoft notwendigerweise Kenntnis von den Daten, soweit dies im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages mit Microsoft vorgesehen ist
-    Darüber hinaus verarbeitet Microsoft personenbezogene Daten auch zu eigenen Zwecken in eigener Verantwortlichkeit. Hierüber wird Microsoft Sie separat informieren.

8.    Erforderlichkeit der Datenverarbeitung:
Die Teilnahme an einer Online-Veranstaltung ist grundsätzlich freiwillig. Teilnehmer sind nicht verpflichtet, personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen, allerdings ist die Bereitstellung der Daten für die Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich. Ohne die Offenlegung der personenbezogenen Daten können die oben genannten Zwecke nicht hinreichend erreicht werden, d.h. eine Teilnahme an einer Online-Veranstaltung ist dann ggf. nicht möglich.

9.    Dauer der Datenspeicherung:
Personenbezogene Daten und Aufzeichnungen werden bis zum Widerruf gespeichert.

10.    Widerrufsrecht:
Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung erfolgten Verarbeitung nicht berührt.